Väčšina ľudí si ani neuvedomuje, čo presne a v akom rozsahu môžu delegovať, s čím im vie virtuálna asistentka pomôcť. Nasledujúci zoznam je inšpiráciou, čo všetko by mohla zvládnuť za Vás.

  • Správa e-mailov

E-maily sú pravdepodobne jedným z najväčších „požieračov času“ pre väčšinu podnikateľov. Predstavte si, že sa sústredíte na konkrétnu úlohu a zrazu sa objaví nový e-mail. Začnete sa venovať odpovedi a než sa nazdáte, stratili ste súvislosti v predchádzajúcej činnosti… Kým sa vrátite spať, môže uplynúť aj 20 minút. Čo mi utkvelo z jednej prednášky Davida Kirša – spracovaním emailov riešite cudzie úlohy, nie tie svoje… Áno, na dotazy klientov treba odpovedať, ale väčšinu z nich vie zvládnuť aj virtuálna asistentka. A ak sú niektoré emaily naliehavé, dá Vám vedieť.

  • Správa Vášho diára

Záleží od toho aký typ ste. Niekomu na to postačí softvér, v ktorom si plánuje každý deň. Ale existuje veľa ľudí, ktorí potrebujú, aby im diár niekto spravoval, organizoval a dôležité stretnutia, termíny, akcie pripomínal.

  • Správa sociálnych sietí

Máte firemný profil na sociálnych sieťach ako je LinkedIn, Twitter a Facebook? Ak áno, pravdepodobne viete, že aby bol Váš firemný účet efektívny, musíte mu týždenne venovať nejaký čas. Klienti sa aj tam na Vás obracajú s pripomienkami a otázkami. Je to znova ideálna úloha pre virtuálnu asistentku, okrem komentárov a otázok, môže pravidelne zdieľať aktuálne informácie o vašej firme.

  • Vytváranie obsahu pre blogy, články a Váš web

Publikovanie blogov je v súčasnosti vo svete jednou z najdôležitejších súčastí úspešného marketingu. Je tiež jednou z najviac časovo náročných činností. Len prieskum na danú tému zaberá veľa času, nehovoriac o napísaní a formátovaní článku.

Virtuálna asistentka môže pomôcť aj s tvorbou  obsahu Vašej webovej stránky, s obsahom blogu a článkov – môže pripraviť prieskum informácií, pomôcť s formátovaním a pod.

  • Správa www stránok

E-shop potrebujete pravidelne aktualizovať. Webové stránky vyžadujú tiež neustálu údržbu. A možno to práve nie je Vaša šálka kávy. Vtedy to nechajte na virtuálnu asistentku a radšej si k tej šálke kávy sadnite… 🙂

  • Správa dát

Či už potrebujete zadať alebo spracovať dáta v programe Word alebo Excel, alebo spracovať informácie do prezentácie, nemusíte tým strácať čas.

  • Účtovné doklady

Spracovanie účtovných dokladov zaberie každému dosť času. Faktúry, platby atď, virtuálna asistentka to všetko zvládne, ale budete jej musieť dôverovať. Bude v styku aj s Vašimi dôvernými informáciami. V tomto prípade je zvlášť dôležité nájsť si asistentku, ktorej môžete veriť, pokiaľ sa Vám to podarí, ušetríte si určite aspoň niekoľko hodín týždenne.

  • Personálna agenda

Ak sa rozhodnete pre prijatie nového zamestnanca, nemusíte sa zaoberať celým procesom náboru a výberu. Virtuálna asistentka za Vás zadá inzerát, preštuduje životopisy, prípadne zrealizuje aj prvé kolá pohovorov. Na Vás už ostanú len finálne pohovory s najvhodnejšími kandidátmi. A tie Vás samozrejme tiež naplánuje Vaša asistentka.

  • Online prieskum

Určite si si už niekoľkokrát robili prieskum sami. Prečo by ste to nenechali na niekoho iného? Jediné, čo musíte urobiť, je poskytnúť jasné inštrukcie, čo je cieľom prieskumu a na aké informácie sa zamerať.

Ak pracujete na projekte, kde je potrebný prieskum na rôzne témy, predstavte si, ako rýchlo by ste ho boli schopný realizovať, ak by ste už mali väčšinu informácií predpripravenú.

Písanie článku je s virtuálnou asistentkou tiež oveľa jednoduchšie. Pripraví pre Vás väčšinu dôležitých informácií a môžete začať.

  • Organizácia služobných ciest

Ak častejšie cestujete, viete čo to obnáša – namiesto toho, aby ste hľadali letenky, ubytovanie, prípadne prenájom auta, nechajte to na virtuálnu asistentku. Môže Vám okrem toho nájsť všetky miesta, ktoré stojí za to vidieť a predložiť všetky možné varianty letov a požičovní áut.

P.S. Nebuďte prekvapení, keď ju jedného dňa zdvorilo požiadate, či by Vám nezorganizovala aj Váš súkromný výlet. 🙂

Kde však virtuálnu asistentku nájdete?

Môže to byť ťažšie než sa zdá. V zahraničí existuje mnoho webov, ktoré ponúkajú outsourcing administratívnych činností virtuálnymi asistentkami alebo zoznamy asistentiek na voľnej nohe. Na Slovensku ich pár zatiaľ nájdete na portáli pre mikroprácu, prípadne na sociálnych sieťach ako Facebook, či LinkedIn. Samozrejme, každá seriózna online asistentka by mala mať svoju webovú stránku, ktorá o nej samotnej tiež veľa napovie.

Najlepším odporúčaním sú referencie. Pokojne si ich neváhajte vyžiadať – aj s kontaktami na klientov, kde si ich môžete overiť. Ďalšou možnosťou, ako si overiť, či spolupráca bude fungovať, je dohodnúť sa na vypracovaní „skúšobnej úlohy“. Malo by to byť zadanie, ktoré si vyžiada maximálne 1-2 hodiny.